A administração de condomínios não é tarefa fácil. Assim como uma empresa, esses conjuntos de unidades residenciais ou comerciais exigem perícia de quem os comanda e organiza. Há uma série de exigências que envolvem o controle de gastos, das receitas e do patrimônio. Nesse contexto, saber como funciona a contabilidade de condomínio é fundamental.
Como é a contabilidade de condomínios?
A contabilidade de condomínios é de responsabilidade do síndico, pois cabe a ele prestar contas, nas reuniões, anualmente ou sempre que exigido. Um importante instrumento para fazer a demonstração das contas é o balancete, que é um documento elaborado através de notas fiscais, extratos, boletos, comprovantes de pagamento, dentre outros papéis ou arquivos digitais.
Como é feita contabilidade de condomínio?
Pela lei, a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional ou Federal de Contabilidade não é obrigatória. Por isso, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área pode fazer contabilidade de condomínio. Porém, se o responsável não tem as habilidades suficientes ou não se sente seguro para a tarefa, é recomendável contratar um escritório terceirizado.
A contratação de contabilidade para condomínio terceirizada deve ser aprovada em assembleia e, quando efetivada, transfere a obrigação de prestação de contas do síndico para o contador responsável. Contudo, isso não exime a responsabilidade do administrador de fiscalizar, acompanhar, fornecer todos os documentos solicitados e validar o trabalho.
Quais os pontos mais importantes na contabilidade de um condomínio?
Independentemente de quem faça a contabilidade de um condomínio, se for o síndico, a administradora ou um escritório contábil, a organização das contas é essencial a fim de garantir uma boa administração financeira. Os documentos fiscais devem ser guardados por pelo menos cinco anos e são a base para a demonstração das contas.
Veja alguns exemplos de documentos que devem ser corretamente arquivados pelo condomínio: contas mensais (água, luz, etc); boletos de tributos como FGTS, IRRF, INSS, CSLL, COFINS. Além desses, é preciso manter também pastas com: a inscrição do edifício na Receita Federal; documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora; plantas da edificação; contratos de seguros; documentação trabalhista; Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB); entre outros.
Registrar periodicamente, e não só no fim do mês, todas as movimentações financeiras é outro ponto importante na contabilidade e administração de condomínios. Dessa forma, evita-se o acúmulo de trabalho em um único período. Para essa tarefa, softwares ou planilhas eletrônicas são ferramentas tecnológicas que podem, e muito, facilitar o trabalho.
Boas práticas na contabilidade e administração de condomínios
Dentre as boas práticas na contabilidade e administração de condomínios, dois fatores se destacam: o controle da inadimplência e a formação de um fundo de reserva. É preciso ter em mente que as receitas (valor pago pelos condôminos) devem ser maiores que as despesas (gastos em geral) a fim de que as contas “fechem” no azul (saldo positivo).
Controlar a inadimplência e racionalizar as despesas são formas de equilibrar as contas na contabilidade no condomínio. A partir disso, é possível organizar a criação de um fundo de reserva, que nada mais é do que uma sobra de caixa, geralmente aplicada em um investimento financeiro, para uso em momentos de emergência ou com o objetivo de viabilizar melhorias no prédio.
Conclusão
A administração e a contabilidade em condomínio residencial ou comercial é assunto muito sério. Por esse motivo, a contratação de um contador que seja especializado na área de condomínios traz muitas vantagens, como a possibilidade de investimento em melhorias no prédio, na gestão financeira e na relação de transparência com os condôminos.
E aí? Como anda a contabilidade do seu condomínio? Você busca soluções benéficas e melhorias fiscais, financeiras e de gestão para ele? Comente!
