A organização é uma prática que contribui muito com o sucesso de um negócio. Em determinadas áreas, como a contábil, por exemplo, manter arquivos devidamente organizados é fundamental, já que é preciso estar preparado para apresentar informações ao Fisco e outros órgãos fiscalizadores, ou mesmo fazer consultas simples que podem ajudar na gestão da empresa. Saiba, então, como arquivar documentos fiscais de melhor forma, sem complicação!
O que são documentos fiscais de uma empresa?
Os documentos fiscais são papeis ou arquivos digitais que comprovam transações de compra, venda, prestação de serviços, pagamento de impostos e mais uma série de outras operações. Veja abaixo alguns deles:
– Livro de Registro do Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza (LRISS);
– Nota fiscal de prestação de serviços: Série A, Série B (simplificada), Série C (avulsa), Nota fiscal de fatura de serviços (série D);
– Cupom fiscal;
– Carnê de pagamento;
– Ingresso, entrada, cartela ou pule;
– Declaração Mensal de Serviços (DMS);
– Recibo de Retenção na Fonte (RF);
– Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).
Dentre os documentos fiscais, o mais conhecido é a Nota Fiscal, tanto de produtos, quanto de serviços. Atualmente, os modelos eletrônicos (NF-e e NFS-e) vem sendo utilizados mais frequentemente.
Como organizar documentos fiscais corretamente?
É preciso organizar e fazer a guarda de documentos fiscais da melhor forma a fim de facilitar o acesso, quando necessário.Para isso, algumas atitudes fazem toda a diferença, como: escolher um local exclusivo para armazenagem; categorizar os papeis por tipo; estabelecer práticas e normas de arquivamento; realizar a digitalização ou microfilmagem de documentos; entre outras.
Na hora de categorizar os documentos fiscais, procure armazená-los em pastas transparentes separados por data de emissão (ordem crescente). A categorização ainda pode levar em conta o tipo de documento e o cliente. Tudo depende da quantidade de documentos existente e de sua necessidade de consulta.
É importante sempre verificar se o arquivamento dos documentos fiscais está sendo feito da forma correta. Para manter a ordem, estabeleça regras para a tarefa e treine os colaboradores para que todos os envolvidos tenham ciência delas. Outra dica é providenciar a digitalização dos papeis, pois isso previne problemas com a deterioração deles e ainda reduz a necessidade de espaços físicos de armazenamento.
Assim como os papeis, os documentos fiscais eletrônicos também precisam ser arquivados. Nesse caso, é preciso escolher o tipo de mídia ou ainda considerar a nuvem (cloud) como uma opção de armazenamento. Avalie a segurança e a capacidade local de armazenagem e utilize sempre um backup. Isso vale também para os arquivos digitalizados.
Quanto tempo devemos guardar documentos fiscais?
Os documentos fiscais devem ser guardados por, ao menos, 5 anos. Tenha atenção especial com os cupons de prestação de serviço, que devem ser armazenados a contar do dia da realização da atividade e o livro fiscal, a partir da data de seu encerramento. Já os documentos relacionados a casos de processos em andamento devem ser arquivados até que a decisão seja concluída.
Dica final para arquivar documentos fiscais
Pela complexidade de análise e da diversidade de tipos, na hora de organizar e arquivar documentos fiscais, bem como o seu livro fiscal é recomendável contar com o auxílio de um contador. Dessa forma, garante-se que tudo será feito conforme a lei, evitando problemas com o Fisco.
Como está a organização dos documentos fiscais de sua empresa? Caso precise de ajuda, podemos fazer uma gestão documental personalizada. Entre em contato com a gente!
